名刺を整理

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 方々(ほうぼう)で頂く名刺。お客さんや人脈などを広く持たなくてもよい仕事をしているので——というか、幅広く人脈なんか持つと、むしろ(クビ)になってしまう——、それほど多いわけでもないのだが、それでも数百枚にはなっており、鞄の中で随分かさばってしまっていた。

 意を決して電子化することにした。名刺管理ソフトも世の中には色々ある。クラウド利用のものもあるようだが、アプリケーションや機材、ネット接続環境などを選ばずシンプルに見られるよう、PDFにすることにした。勿論、OCRをかけて検索可能にする。

 問題は、名刺に一枚一枚付箋を貼り、その方と会った日付や状況などを忘れないよう書き込んでいたことだ。直接書き込んであるのならそのまま電子化すればよいが、付箋を貼ったままスキャナには入れられない。付箋で情報が隠れてしまうし、スキャナのシートフィーダがジャムってしまう。これは容易に電子化できない。

 付箋の手書き情報は打ち込むしかない。

 付箋を1枚1枚はがしてはスキャナに入れ、付箋に書いておいた内容を入力するようなことをしていると、非常に時間がかかってしまうことは明らかだ。思案した末、見開きの名刺バインダーに名刺が付箋とともにずらりと並んだ状態で写真を撮った。こうすると貼り付けてある付箋も一緒に写真になる。それから一斉に付箋をはがし、名刺をまとめてスキャンする。次いで写真を見ながら、PDFの「注釈ノート」に付箋に書き込んでいた内容を打ち込んでいく。

 2~3時間の作業で、数百枚の名刺を始末できた。PDFだから、スマホでも見られるし、PCでも見られる。特に名刺管理アプリケーションの導入も必要ない。検索もできる。

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